Güvenlik
Bir telefonun kaybolması ya da bir bilgisayarın bozulması, yıllara dayanan işletme kayıtlarının tamamen kaybolması anlamına gelebilir. Verinizi güvende tutmak için almanız gereken önlemler.
Küçük işletme sahiplerinin çoğu, muhasebe kayıtlarının güvenliğini "hırsızlık" veya "yangın" gibi fiziksel risklerle sınırlı düşünür. Oysa günümüzde asıl risk dijitaldir: bozulan bir telefon, format atılan bir bilgisayar ya da basitçe unutulan bir şifre, yıllara dayanan kayıtları bir anda erişilemez hale getirebilir.
Tek cihaza bağımlılık. Kayıtlarınız yalnızca tek bir telefonda veya bilgisayarda tutuluyorsa, o cihaza ne olursa verinize de aynısı olur.
Yedeksiz Excel/Word dosyaları. Bilgisayarınızdaki bir klasörde duran dosyalar, siz elle bir kopyasını başka bir yere almadığınız sürece hiçbir güvenceye sahip değildir.
Zayıf veya paylaşılan şifreler. Aynı şifreyi birden fazla yerde kullanmak, bir hesabınızın ele geçirilmesi durumunda diğerlerinin de risk altında kalması demektir.
Kimin eriştiğini bilmemek. Birden fazla kişi aynı hesabı/şifreyi kullanıyorsa, bir değişikliğin kim tarafından yapıldığını sonradan anlamak imkânsız hale gelir.
Bulut tabanlı bir sisteme geçin. Verinizin yalnızca kendi cihazınızda değil, düzenli yedeklenen bir sunucuda da tutulması, cihaz kaybının veri kaybına dönüşmesini engeller.
Güçlü ve tekil şifreler kullanın. İşletme hesaplarınız için başka hiçbir yerde kullanmadığınız, yeterince uzun bir şifre belirleyin.
Erişimi kişiye özel tutun. Bir çalışanınızın veya ortağınızın erişmesi gerekiyorsa, kendi şifrenizi paylaşmak yerine ona kendi hesabını ve uygun yetki seviyesini (örneğin sadece görüntüleme) tanımlayın — böylece kim ne yaptı sorusuna her zaman cevap bulabilirsiniz.
Hassas defterleri ekstra kilitleyin. Özellikle paylaşılan bir cihazdan erişiliyorsa, finansal verisi hassas olan bir defteri ek bir kilit (PIN veya doğrulama kodu) ile korumak, cihaz kısa süreliğine başkasının eline geçse bile bir engel oluşturur.
Kağıt defterde yedekleme diye bir kavram yoktur — o yüzden bir kağıt defter kaybolduğunda geçmiş tamamen gider. Dijital bir sistemin en büyük avantajı, düzenli otomatik yedeklemenin sizin hiçbir ekstra işlem yapmanıza gerek kalmadan arka planda gerçekleşmesidir. Bir sistem seçerken şunu sorun: "Verilerim düzenli olarak, benim bir şey yapmama gerek kalmadan yedekleniyor mu?"
İşletme verinizi güvende tutmak, tek bir büyük önlemden değil, birkaç basit alışkanlığın bir arada uygulanmasından geçer: bulut tabanlı, düzenli yedeklenen bir sistem kullanmak; güçlü ve kişiye özel şifreler; gerektiğinde ekstra kilit; ve kimin neye eriştiğinin izlenebilir olması. Defturi'de bağlantılar şifreli taşınır, şifre ve PIN gibi hassas alanlar hash'lenerek saklanır, veritabanı düzenli olarak otomatik yedeklenir ve hassas defterler ek bir Defter Kilidi ile korunabilir — verinizin güvenliği, günlük kullanımınızın bir parçası olur, ayrı bir efor gerektirmez.
İlk 14 gün Pro, kart istenmez.